НКО время от времени проводят мероприятия, нацеленные на сбор средств. Как же организовать такое важное событие на должном уровне, учитывая, что оно подразумевает огромный пласт предварительной организационной работы? Об этом и поговорим.
Семь раз отмерь — один отрежь
Всегда закладывайте достаточно времени на подготовку. Чем масштабнее мероприятие, тем больше времени нужно заложить. Большой фестиваль потребует больше подготовки, чем камерная встреча, но и её сложно качественно организовать за неделю или даже за пару недель.
В среднем на подготовку может уйти 1,5-2 месяца, а место мероприятия лучше бронировать минимум за 3 месяца: учитывайте, что подрядчики могут затянуть некоторые этапы производства по срокам, могут возникнуть проблемы с площадкой, кто-то из участников команды может заболеть и так далее — на решение подобных проблем точно потребуется дополнительное время, и лучше сразу его закладывать в планы.
Выбор даты
При выборе даты мероприятия по сбору средств важно учитывать сразу несколько аспектов:
Праздники
Помните, что на праздники многие предпочитают проводить время за городом или в мини-отпуске. В преддверии таких событий лучше поставить мероприятие до праздничных дат.
Сезонность и актуальные промежутки времени
Есть НКО, оказывающие узкоспециализированную помощь. В таких случаях нужно обязательно учитывать сезонность и актуальность выбранного промежутка времени. Приведём самый простой пример: вы помогаете восстанавливать леса, высаживаете деревья и хотите провести мероприятие по сбору денег с включением подобных активностей — очевидно, что в России высаживать деревья есть смысл не круглогодично.
Просматривайте особые даты: возможно существуют определённые дни, которые могут помочь вам с точки зрения сборов. К примеру, день борьбы с определенным заболеванием, День защиты детей и так далее. Но «опасность» этого фактора заключается в том, что планы на конкретную интересную дату могут быть не только у вас, так что постарайтесь не затеряться в толпе. Отсюда следующий пункт.
Доступность СМИ и блогеров в выбранные даты
При выборе даты проверяйте её на наличие более масштабные мероприятий. Если в вашем городе уже намечается крупное мероприятие, которое точно соберёт наибольшее количество представителей СМИ и блогеров, а на вашей площадке также подразумевается их присутствие, то лучше смените дату. Учитывайте и оптимальность того или иного дня недели с точки зрения посещения мероприятия: к примеру, понедельник — самый неудачный день для проведения какого-либо ивента, так как обычно он особенно загружен у представителей всех профессий.
Пропишите цели и поставьте KPI
Прежде чем вы вы перейдете к планированию мероприятия по сбору средств, стоит определить, к чему вы стремитесь.
Примерный список вопросов, который сможет помочь в формировании целей мероприятия по сбору средств:
- Каким образом проведение этого мероприятия улучшит состояние дел НКО?Учитывайте не только материальный аспект, но и репутационный фактор.
- Есть ли у НКО глобальное ключевое сообщение? Какое конкретное дело вы хотите продвигать в рамках глобальной миссии?
- Каковы ваши финансовые цели по сбору средств? Примерные сборы нужно планировать заранее. Чтобы определить, сколько вы должны собрать:
- Оцените потребности. Сколько нужно вашей организации для выполнения конкретной задачи? Установите свою цель примерно на 30% выше, чем вам нужно.
- Оцените способности. Просмотрите прошлые мероприятия и кампании по сбору средств, чтобы определить среднюю сумму, которую вы собирали ранее. Это необходимо для понимания реалистичной планки для сборов.
- Налаживайте связи. Сбор денег — это только одно из преимуществ проведения мероприятий для НКО. Вы также должны стремиться встретиться со своими потенциальными донорами. Не забывайте звать на подобные мероприятия уже имеющихся доноров, это поможет поддержать с ними дружественную связь.
Тщательная подготовка
Допустим, вы выбрали удобную дату, заложили достаточно времени на подготовку мероприятия, определились с целями. Что же дальше?
Перед тем, как приступить к распределению работ, пропишите идею ивента, его сценарий, подумайте, какие дополнительные средства вам могут понадобиться — начиная от оборудования и заканчивая украшением столов. Сведите блоки в единый тайминг, распределите по времени подготовки — так вы сможете управлять всем процессом.
Затем посчитайте примерный бюджет на все желаемые опции, оптимизируйте его, включите в расходы блок по маркетингу (PR, работа с блогерами и селебрити, реклама и так далее). Учтите, что эффективным будет только то мероприятие, расходы на которое вы сможете покрыть сборами, а также во время которого вы сможете собрать значимый банк пожертвований. Если у вас есть возможность компенсировать расходы на проведение мероприятия за счёт доноров или привлеченных спонсоров, используйте её.
Дальше нужно распределить всех участников команды по задачам и поручить им определенные блоки работы — вот несколько крупных категорий:
- бронирование и осмотр площадки, кейтеринг;
- производство (стоек, декораций, мерча и т.д), логистика — если у вас есть дополнительное производство, нужно не только всё изготовить, но и вовремя доставить на площадку;
- координация людей на площадке (ведущие, волонтёры, гости);
- обеспечение бесперебойного звука и света на площадке и прочее.
График и расписание — когда всё идет по плану
После того, как вы всё расписали, произвели необходимые подсчёты, оптимизировали бюджеты, распределили блоки работы, можно наконец приступать непосредственно к реализации. Создайте по каждому блоку работ график выполнения отдельных заданий, чётко придерживайтесь его и периодически проверяйте, как идут дела, — проверяйте статус уже выполненных и запланированных задач.
И пусть всё получится!
